Otázky ke konsorciální smlouvě
Otázky ke konsorciální smlouvě
1) Proč se mezi kontraktory projektu musí vytvářet a podepisovat konsorciální smlouva, když existuje kontrakt mezi partnery a EK?
ad1) Kontrakt řeší pouze obecné informace. Konsorciální smlouva řeší např. management projektu, rozpočet projektu, intelektuální vlastnictví související s projektem, rozhodování při konfliktech. Navíc se kontrakt na konsorciální smlouvu odkazuje.
2) Kdo podepisuje konsorciální smlouvu?
ad2) Smlouvu podepisují všichni (u velkých projektů, alespoň hlavní) partneři projektu, avšak nikoliv Komise.
Za MU smlouvu podepisuje rektor.
3) Jaké oblasti by měla konsorciální smlouva upravovat?
ad3)
· Management- oblast definuje řídicí struktury projektu, dělbu pravomocí, odpovědnosti a hlasovací procedury
· Rozpočtování- oblast úzce spojená s managementem řešící realokaci finančních zdrojů od Komise mezi partnery
· Intelektuální vlastnictví- oblast spojená s nakládáním s duševním vlastnictvím, které vzniklo před, v rámci a vedle projektu (obecně: vlastnictví, ochrana, přístupová práva a užití)
4) Jaká jsou úskalí v jednotlivých oblastech konsorciální smlouvy?
ad4)
· Management - rozdělení partnerů na klíčové partnery a ostatní partnery (existence dvou kast s odlišnými pravomocemi)
- zavedení práva "veta" pro klíčové partnery (ne pro ostatní)
- delegování strategických rozhodovacích pravomocí na orgán, který má spíše povahu voleného uskupení, než povahu valné hromady s rovnými hlasy ( klíčoví partneři tak mohou odejmout a realokovat práci ostatních partnerů. Nutno zajistit si ochranu svých práv)
· Rozpočtování- v případě redefinice rozdělení práce pro jednotlivé partnery k tomu oprávněným orgánem konsorcia se také mohou změnit finanční prostředky pro jednotlivé partnery
· Duševní vlastnictví- nedostatečná definice pre-existing know-how (dušení vlastnictví, které partnerům patří před začátkem projektu (vstupní znalost) nebo je vytvořeno mimo projekt v jeho průběhu (souběžná znalost)) a přístupu k němu (u citlivého know-how si vyžádat právo ho neposkytnout dalším)
- nedostatečné nebo žádné určení pravidel, jak bude rozděleno "knowledge" (všechny druhy duševního vlastnictví, které vznikly v průběhu trvání smlouvy a dříve neexistovaly)
- specifikace "do kdy je chráněno"
5) Existují nějaké doporučené postupy při sestavování konsorciální smlouvy?
ad5) Postupy jsou následující:
· Management - pokud jsme malý partner, chtít většinový hlasovací systém bez práva veta
- strategii s vlivem na způsob a rozdělení práce při naplňování cílů projektu definuje orgán (např. koordinační komise), který se svým založením maximálně podobá valné hromadě a který implementuje návrhy jak dalších, např. odborných komisí v rámci projektu, tak jednotlivých partnerů
- exekutiva projektu se řídí pokyny výše uvedeného orgánu, jinak je autonomní a plně zodpovídá za plnění projektu jak po stránce organizační, finanční, tak i vědecké
· Rozpočtování- pokud je snaha změnit strukturu rozpočtu, tak jedině na zasedání nejvyššího orgánu s tím, že všechny strany, kterých se to týká, musí mít právo vznést návrh alternativního řešení, které zachovává jejich podíl
nebo
- již ve smlouvě stanovit, že rozdělení práce a rozpočet definovaný v Annexu II (General condition) je závazný do konce projektu, pokud se nevyskytnou nepřekonatelné překážky, které si vynucují změnu Annexu II tak, aby byly splněny cíle projektu. Pak co nejlépe definovat, jak se projevují nepřekonatelné překážky.
· Duševní vlastnictví- opravdu precizně definovat pre-existing know-how jednotlivých účastníků a pravidla přístupu k němu ostatními partnery v rámci projektu.
- již ve smlouvě precizně definovat budoucí rozdělení "knowledge" (všechny druhy duševního vlastnictví, které vznikly v průběhu trvání smlouvy a dříve neexistovaly) mezi jednotlivé partnery, skupiny partnerů tak, aby tito měli po ukončení projektu, nebo již v průběhu volnou možnost s tímto know-how volně komerčně nakládat (pochopitelně v rámci IPR Guidelines for FP6)
- pochytit a do výše uvedeného rozdělení zahrnout "knowledge" , které samo o sobě nemusí být využitelné, ale může být důležitou součástí side-ground (znalost, kterou vytvoří někdo z účastníků projektu mimo půdu tohoto projektu, a to buď na základě znalostí získaných v daném projektu nebo nikoliv. Side-ground patří pouze subjektu, který jej vytvořil, ostatní nemají na něj právo, byť k jeho realizaci bylo využito znalostí , které pomáhali i oni tvořit, ale neošetřili si jejich případné zneužití jednou strnou).
6) Jaká je obecná struktura konsorciální smlouvy?
ad.6) Konsorciální smlouva musí obsahovat
· obecné informace
- Identifikace partnerů, pokud možno i všech dalších účastníků, jak právnických, tak fyzických osob, případně sponzorů, kteří budou participovat na projektu (z důvodu lepšího ošetření důvěrných informací )
· preambuli
- Sumarizace obsahu smlouvy a pokud možno odkaz na akronym kontraktu
- Strategické důvody, proč partneři kooperují
- Oficiální jazyk, definice pojmů
· předmět smlouvy
- Precizní popis předmětu smlouvy, který definuje doménu, od které se budou odvíjet další právní ustanovení smlouvy, kde by obsahem měly být :
Ø Předběžné technické specifikace
Ø a/nebo požadované technické výstupy
Ø trvání smlouvy
Z důvodu preciznosti vložit výše uvedené do dodatků ke smlouvě
- Specifikace případných garancí za neplnění úkolů jednotlivých účastníků
- Přesná specifikace úkolů, které provedou jednotliví partneři
- Kvantitativní kvalitativní definice lidských, materiálních a informačních zdrojů, které budou dedikovat jednotliví partneři na plnění úkolů
- Časová závislost úkolů napříč účastníky, včetně s tím souvisejících závazných časových plánů na jednotlivé účastníky
- Závazek a specifikace maximálního nasazení dodatečných volných zdrojů partnerů, jež mohou zvýšit synergické efekty celého systému
- Definice modifikačních procedur
- Způsob identifikace a nakládání s důvěrnými informacemi
- Specifikace pre-existing knot-how a přístupových práv
- Pravidla rozdělování a použití knowledge (všechny druhy duševního vlastnictví, které vznikly v průběhu trvání smlouvy a dříve neexistovaly) tzn. kdo je bude vlastnit, právně chránit a kdo je bude komerčně využívat buď obecně, nebo dle rozdělení podle teritoria či segmentu trhu
- Pravidla upravující zveřejnění, publikování
- Pravidla upravující sublicencování
· organizační opatření
- Role koordinátora (plní minimálně role, které jsou definované v „Rules“
- Role, pravomoci a forma výkonného managementu (implementuje minimálně strategii definovanou např. koordinační radou)
- Role, pravomoci a forma např. koordinační rady, která řeší:
Ø definici, rozdělení tvorbu nových úkolů
Ø kontrolu jejich plnění
Ø koordinace výzkumných týmů (můžeme delegovat)
Ø koordinace přípravy finančních technických reportů (můžeme delegovat)
Ø motivace partnerů pro větší zapojení do projektu (můžeme delegovat)
Ø redefinuje smlouvu, konkrétně: technická opatření, finanční opatření, ukončuje spolupráci s partnery, přijímá nové partnery, ukončuje smlouvu po splnění všech cílů projektu, nebo v případě vypovězení ze strany Komise
Ø hlasovací procedury, perioda řádného a mimořádného svolávání apod.
- Role, pravomoci a forma např. vědecké či jiné rady, která řeší jiné specifické úkoly jí stanovené
- Detailní odhad předpokládaných nákladů
- Roční rozpočty
- Fin. příspěvek jednotlivých partnerů a Komise
- Externí finanční krytí (úřady, banky, rizikový kapitál)
- Účtování společných nákladů
- Fin. zdroje dedikované na management (100% z 7%)
· další právní opatření
- Právní forma: smlouva, sdružení
- Obecné nabytí účinnosti a ukončení smlouvy
- Způsob a podmínky vypovězení smlouvy jednotlivými partnery (vyrovnání)
- Způsob a podmínky vypovězení smlouvy jednotlivým partnerům, kdy toto by nemělo automaticky ukončovat celou smlouvu pro ostatní
- Přístup nových partnerů
- Pravidla revize modifikace technických, finančních a dalších ustanovení
- Ujednání o nakládání s důvěrnými informacemi a o arbitrážní klausuli přesahující životnost smlouvy
- Pokuty při neplnění závazku ze smlouvy
- Rozhodné právo
- Podmínky jak bude zabezpečován „secondment“ (placená stáž někoho na cizím pracovišti, většinou placeno tímto cizím pracovištěm).
7) Kdy by měla být konsorciální smlouva podepsána
ad 7) Smlouva by měla být podepsána co nejdříve, nejlépe před podáním projektu (v tom případě s odkazem na potenciální projekt, jehož se týká), a to buď ve formě samotné konsorciální smlouvy, nebo např. ve formě „Memorandum of Understanding“, což je určitá smlouva o budoucí smlouvě.
8) Jaký je rozdíl mezi knowledge a pre-existing knowledge a jak rozumět termínům background, foreground a sideground?
ad 8)
Knowledge –všechny druhy duševního vlastnictví, které vznikly v průběhu trvání konsorciální smlouvy a dříve neexistovaly
Pre-existing knowledge- duševní vlastnictví, které partnerům patří před začátkem projektu (vstupní znalost - foreground) nebo je vytvořeno mimo projekt v jeho průběhu (souběžná znalost- sideground).
Background, foreground, sideground
Obecně se znalost (to co bylo vyvinuto, vynalezeno) dělí v IPR (Intellectual Property Rights) do tří kategorií, kdy tyto kategorie nejsou definovány ani tak obsahem, ale časem, ve kterém vznikly a vztahují se k určité události, jako k referenčnímu bodu. V tomto případě je tím referenčním bodem den nabytí účinnosti konsorciální smlouvy. Obecně platí, že znalosti vytvořené před tímto referenčním bodem (ať už je vytvořil kdokoliv) se nazývají background, což implikuje, že vznikly někdy před něčím. V případě konsorciální smlouvy, pokud není dohodnuto jinak, vstupuje background jako společná znalost do FP6 projektu a mohou jej využívat všichni účastníci, pokud to souvisí s projektem a s jejich parciální úlohou v projektu. Na základě tohoto vzniká (alespoň by měla) během projektu, tedy po nabytí účinnosti konsorciální smlouvy (referenčního bodu) nová, další znalost, která se nazývá foreground . Ta patří a priori všem účastníkům projektu, pokud se nedohodnou jinak. Většinou je součástí deliverables. Vedle toho může vzniknout během trvání projektu znalost, kterou vytvoří někdo z účastníků projektu mimo “půdu” tohoto projektu, a to buď na základě znalostí získaných v daném projektu nebo nikoliv, takováto znalost se nazývá sideground, tedy něco, co vzniklo vedle něčeho. Side-ground patří pouze subjektu, který jej vytvořil, ostatní nemají na něj právo, byť k jeho realizaci bylo využito znalostí foregroundu, který pomáhali i oni tvořit, ale neošetřili si jeho případné zneužití jednou stranou v konsorciální smlouvě.